OBJETIVO
Definir un procedimiento ordenado y claro para la asignación, confirmación y gestión de citas en la clínica, asegurando un seguimiento completo a través de App Dental y una atención organizada tanto para pacientes como para profesionales.
PASOS DEL PROCEDIMIENTO
Paso 1. Recepción y primera clasificación
- Identificar motivo de la consulta: distinguir entre tipos de urgencia (ejemplo: ortodoncia, flemón, extracción de muela de juicio, etc.).
- Revisar si el paciente está registrado en App Dental.
- Si ya es paciente, comprobar su historial y con qué profesional suele realizar sus tratamientos.
- Si es primera visita, registrar los datos básicos en App Dental para crear su ficha.
- Paso obligatorio: revisar en App Dental la sección Citas > Citas pendientes, así como mensajes y notificaciones para comprobar si el paciente ya había solicitado cita previamente o si existen avisos relacionados.
Paso 2. Triaje y asignación inicial
- Abrir la ficha del paciente en App Dental para verificar el profesional habitual.
- Consultar la agenda del profesional en el módulo de Calendario.
- Analizar disponibilidad en función de tres escenarios:
- Coincide la fecha solicitada con un hueco disponible.
- No coincide la fecha solicitada (se deben proponer alternativas).
- La agenda del profesional está completa en semanas o meses venideros.
Paso 3. Gestión de escenarios
Vamos a exponer 3 ESCENARIOS POSIBLES, en torno a la asignación de citas en clínica para mriar el proceder ante diferentes situaciones comunes en el día a día de administración:
- CASO A: COINCIDE FECHA Y HORA SOLICITADA
- CASO B: NO COINCIDE FECHA SOLICITADA
- CASO C: AGENDA COMPLETA DEL PROFESIONAL
CASO A: COINCIDE FECHA Y HORA SOLICITADA
- Revisar Citas > Citas pendientes para validar que no exista duplicidad.
- Bloquear el hueco en el software de gestión externo (si aplica).
- En App Dental, registrar la cita como “pendiente de confirmación”.
- Si el paciente está en clínica, confirmar directamente la cita activando la casilla de confirmación de horario.
- Una vez confirmada en App Dental, concretar también en el software alternativo (si se usa).
CASO B: NO COINCIDE FECHA SOLICITADA
- Revisar notificaciones y mensajes en App Dental para verificar comunicaciones previas el paciente.
- Generar una contrapropuesta en App Dental con el profesional solicitado en otro día/hora.
- Si el profesional no tiene disponibilidad:
- Rechazar la petición inicial.
- Crear una nueva cita con otro profesional disponible.
- El paciente deberá confirmar la nueva cita desde su app de paciente Smile Card.
CASO C: AGENDA COMPLETA DEL PROFESIONAL
- Ofrecer alternativa directamente con otro profesional disponible.
- Crear la nueva cita en App Dental.
- Notificar al paciente, quien deberá confirmarla desde su app. Protocolo de Asignación
Paso 4. Reasignación de citas canceladas
- Si la cancelación es del paciente, revisar Citas pendientes para gestionar la nueva solicitud.
- Si la cancelación es de la clínica:
- Dar prioridad al paciente en la agenda disponible.
- Coordinar internamente para reorganizar la cobertura lo antes posible.
- En ambos casos, verificar siempre las notificaciones y mensajes relacionados con la cita.
Paso 5. Recomendaciones operativas
- Revisar diariamente en App Dental:
- Citas > Citas pendientes.
- Mensajes.
- Notificaciones.
- Mantener actualizado el Calendario de App Dental incluso si se utiliza software externo en paralelo.
- Minimizar cancelaciones desde la clínica.
- Usar la función de citas pendientes de confirmación para que el paciente valide horarios desde su app.
- Recordar que el paciente recibe notificaciones automáticas en su app de cualquier cambio, aceptación o rechazo de cita.
